प्रिय मयंक सर, मुझे यकीन है कि कई लोग मेरी समस्या का सामना कर रहे हैं लेकिन मेरी समस्या यह है कि मैं नहीं जानता कि इसे कैसे हल किया जाए। मेरे कार्यालय में, ऐसे लोग हैं जो देर तक, छुट्टियों और सप्ताहांत पर काम करना पसंद करते...

प्रिय मयंक सर, मुझे यकीन है कि कई लोग मेरी समस्या का सामना कर रहे हैं लेकिन मेरी समस्या यह है कि मैं नहीं जानता कि इसे कैसे हल किया जाए। मेरे कार्यालय में, ऐसे लोग हैं जो देर तक, छुट्टियों और सप्ताहांत पर काम करना पसंद करते हैं। वे बॉस की नजरों में चमकते हैं। मेरा मानना है कि जरूरत पड़ने पर कभी-कभी ऐसा करना ठीक है, लेकिन हर समय ऐसा करना गलत है। ऑफिस टाइम में काम पूरा कर लेना चाहिए और अगर काम का बोझ ज्यादा है तो बॉस से बात कर लेनी चाहिए ताकि पर्सनल लाइफ भी अच्छी हो सके जो जरूरी भी है। लेकिन ये लोग हममें से बाकी लोगों को बुरा दिखाते हैं, भले ही हम काम में अच्छे हों। बॉस को अप्रसन्न किए बिना और मूल्यांकन को प्रभावित किए बिना इस समस्या का समाधान कैसे करें? धन्यवाद. शाइना

Ans: हाय शाइना, आजकल अधिकांश अच्छे संगठन उस संस्कृति को प्रोत्साहित नहीं करते जिसका आपने उल्लेख किया है। यदि यह आपके बॉस के पास है, तो आप शीर्ष प्रबंधन से चर्चा कर सकते हैं और समझ सकते हैं कि वे कंपनी में कौन सी संस्कृति चाहते हैं। यदि यह एक प्रगतिशील कंपनी है, तो वे निश्चित रूप से किसी को उसके लंबे काम के घंटों से नहीं आंकेंगे, क्योंकि, दिन के अंत में, यह आपको जला देगा। बस अपने काम पर ध्यान केंद्रित करें और कार्यालय की राजनीति में न पड़ें।

Ans: यह बहुत अच्छी बात है कि आप अपने बातूनी स्वभाव के कारण अपने कार्य कुशलता पर पड़ने वाले प्रभाव से अवगत हैं। ग्राहकों के साथ अपने संवादों के लिए स्पष्ट सीमाएँ स्थापित करके ग्राहक संतुष्टि और अपने कार्यालय की ज़िम्मेदारियों को संतुलित करते हुए अपनी बातूनी प्रवृत्तियों को प्रबंधित करने में आपकी मदद करने के लिए यहाँ कुछ रणनीतियाँ दी गई हैं। जबकि उत्कृष्ट ग्राहक सेवा प्रदान करना महत्वपूर्ण है, बातचीत की लंबाई और गहराई पर सीमाएँ निर्धारित करें ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि आप अपने कार्यालय के काम को प्राथमिकता दे सकें। ग्राहकों के साथ संवाद और कार्यालय के कार्यों के लिए अपने दिन के दौरान विशिष्ट समय स्लॉट आवंटित करें। ग्राहकों के साथ बैठक और अपने प्रशासनिक कर्तव्यों पर ध्यान केंद्रित करने के लिए समर्पित अवधि निर्धारित करने के लिए टाइम ब्लॉकिंग जैसी तकनीकों का उपयोग करें। अपने सबसे महत्वपूर्ण कार्यालय कार्यों की पहचान करें और उन्हें महत्व और तात्कालिकता के आधार पर प्राथमिकता दें। निर्दिष्ट कार्यालय समय के दौरान उच्च प्राथमिकता वाले कार्यों को पूरा करने पर ध्यान केंद्रित करें, और इन प्राथमिकताओं के आसपास ग्राहक मीटिंग शेड्यूल करें। अपने टीम के सदस्यों या सहायक कर्मचारियों को कुछ ग्राहक संवाद या प्रशासनिक कार्य सौंपें। अपनी टीम को नियमित पूछताछ या लेन-देन को संभालने के लिए सशक्त बनाएँ, जिससे रणनीतिक प्राथमिकताओं पर ध्यान केंद्रित करने के लिए आपका समय खाली हो। ग्राहकों के साथ संवाद करते समय, उनकी ज़रूरतों और चिंताओं को प्रभावी ढंग से समझने के लिए सक्रिय रूप से सुनने का अभ्यास करें। बातचीत को विषय से भटकने से रोकने के लिए मुख्य बिंदुओं को संक्षेप में लिखें और उनकी पूछताछ का कुशलतापूर्वक समाधान करें। ग्राहकों को अपनी उपलब्धता और कार्यालय के घंटों के बारे में स्पष्ट रूप से बताएं। पूछताछ या अनुवर्ती कार्रवाई के लिए प्रतिक्रिया समय के बारे में यथार्थवादी अपेक्षाएँ निर्धारित करें और ग्राहकों को तत्काल मामलों के लिए संपर्क के वैकल्पिक बिंदुओं के बारे में सूचित करें। यह इंगित करने के लिए दृश्य संकेतों या संकेतों को लागू करें कि आप ग्राहकों के साथ बातचीत के लिए कब उपलब्ध हैं और कब आपको कार्यालय के काम के लिए निर्बाध समय की आवश्यकता है। उदाहरण के लिए, केंद्रित कार्य सत्रों के दौरान "परेशान न करें" चिह्न या बंद कार्यालय के दरवाजे का उपयोग करें। अपनी संचार आदतों पर विचार करें और उन ट्रिगर्स या पैटर्न की पहचान करें जो अत्यधिक बातचीत में योगदान करते हैं। काम के घंटों के दौरान आवेग को प्रबंधित करने और ध्यान केंद्रित रखने के लिए आत्म-जागरूकता और माइंडफुलनेस तकनीकों का अभ्यास करें।

समय प्रबंधन, संचार कौशल और ग्राहक सेवा उत्कृष्टता पर केंद्रित कार्यशालाओं, सेमिनारों या प्रशिक्षण कार्यक्रमों में भाग लेने पर विचार करें। ग्राहक बातचीत और कार्यालय की जिम्मेदारियों के प्रबंधन में अपनी प्रभावशीलता को बढ़ाने के लिए रणनीतियाँ और तकनीकें विकसित करें।

इन रणनीतियों और तकनीकों को लागू करके, आप उत्कृष्ट ग्राहक सेवा प्रदान करने और अपने कार्यालय के कर्तव्यों को प्रभावी ढंग से पूरा करने के बीच संतुलन बना सकते हैं। याद रखें कि बातूनीपन को नियंत्रित करना एक कौशल है जिसे समय के साथ अभ्यास, आत्म-अनुशासन और अपनी कार्य आदतों में सुधार के लिए सक्रिय दृष्टिकोण के साथ निखारा जा सकता है।