हैलो मैडम, मेरा एक सवाल है। मैं एक बैंक में एक अधिकारी के रूप में काम करता हूँ। मेरे साथ जो समस्या है वह यह है कि मैं अपने कार्यस्थल पर ज्यादा बात नहीं करता या कम बोलता हूं। इसी वजह से लोग मुझे गलत समझने लगते हैं.' लेकिन स्वभाव से मैं अंतर्मुखी...

हैलो मैडम, मेरा एक सवाल है। मैं एक बैंक में एक अधिकारी के रूप में काम करता हूँ। मेरे साथ जो समस्या है वह यह है कि मैं अपने कार्यस्थल पर ज्यादा बात नहीं करता या कम बोलता हूं। इसी वजह से लोग मुझे गलत समझने लगते हैं.' लेकिन स्वभाव से मैं अंतर्मुखी हूं. कृपया मदद करे

Ans: यदि आप अंतर्मुखी हैं और ऐसा ही रहना चाहते हैं, तो यह ठीक है... प्रत्येक कार्यस्थल पर अलग-अलग व्यक्तित्व होते हैं और यह दूसरों के लिए आपको गलत समझने का कारण नहीं होना चाहिए।

लेकिन यदि आप उस पहलू पर काम करना चाहते हैं, तो आप बहिर्मुखता की दिशा में काम करने में मदद के लिए छोटे व्यायाम कर सकते हैं। आप जानबूझकर लंच या कॉफी ब्रेक के दौरान सहकर्मियों से बात करने और उनके साथ संबंध बनाने की पहल कर सकते हैं। कुछ विषयों के बारे में पहले से ही अपने दिमाग में सोच लें ताकि आप अधिक तैयार महसूस करें।

अपने आराम क्षेत्र से बाहर निकलने में थोड़ा समय लगता है लेकिन छोटे-छोटे कदम उठाएँ और आपको वहाँ पहुँच जाना चाहिए।

Ans: यह बहुत अच्छी बात है कि आप अपने बातूनी स्वभाव के कारण अपने कार्य कुशलता पर पड़ने वाले प्रभाव से अवगत हैं। ग्राहकों के साथ अपने संवादों के लिए स्पष्ट सीमाएँ स्थापित करके ग्राहक संतुष्टि और अपने कार्यालय की ज़िम्मेदारियों को संतुलित करते हुए अपनी बातूनी प्रवृत्तियों को प्रबंधित करने में आपकी मदद करने के लिए यहाँ कुछ रणनीतियाँ दी गई हैं। जबकि उत्कृष्ट ग्राहक सेवा प्रदान करना महत्वपूर्ण है, बातचीत की लंबाई और गहराई पर सीमाएँ निर्धारित करें ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि आप अपने कार्यालय के काम को प्राथमिकता दे सकें। ग्राहकों के साथ संवाद और कार्यालय के कार्यों के लिए अपने दिन के दौरान विशिष्ट समय स्लॉट आवंटित करें। ग्राहकों के साथ बैठक और अपने प्रशासनिक कर्तव्यों पर ध्यान केंद्रित करने के लिए समर्पित अवधि निर्धारित करने के लिए टाइम ब्लॉकिंग जैसी तकनीकों का उपयोग करें। अपने सबसे महत्वपूर्ण कार्यालय कार्यों की पहचान करें और उन्हें महत्व और तात्कालिकता के आधार पर प्राथमिकता दें। निर्दिष्ट कार्यालय समय के दौरान उच्च प्राथमिकता वाले कार्यों को पूरा करने पर ध्यान केंद्रित करें, और इन प्राथमिकताओं के आसपास ग्राहक मीटिंग शेड्यूल करें। अपने टीम के सदस्यों या सहायक कर्मचारियों को कुछ ग्राहक संवाद या प्रशासनिक कार्य सौंपें। अपनी टीम को नियमित पूछताछ या लेन-देन को संभालने के लिए सशक्त बनाएँ, जिससे रणनीतिक प्राथमिकताओं पर ध्यान केंद्रित करने के लिए आपका समय खाली हो। ग्राहकों के साथ संवाद करते समय, उनकी ज़रूरतों और चिंताओं को प्रभावी ढंग से समझने के लिए सक्रिय रूप से सुनने का अभ्यास करें। बातचीत को विषय से भटकने से रोकने के लिए मुख्य बिंदुओं को संक्षेप में लिखें और उनकी पूछताछ का कुशलतापूर्वक समाधान करें। ग्राहकों को अपनी उपलब्धता और कार्यालय के घंटों के बारे में स्पष्ट रूप से बताएं। पूछताछ या अनुवर्ती कार्रवाई के लिए प्रतिक्रिया समय के बारे में यथार्थवादी अपेक्षाएँ निर्धारित करें और ग्राहकों को तत्काल मामलों के लिए संपर्क के वैकल्पिक बिंदुओं के बारे में सूचित करें। यह इंगित करने के लिए दृश्य संकेतों या संकेतों को लागू करें कि आप ग्राहकों के साथ बातचीत के लिए कब उपलब्ध हैं और कब आपको कार्यालय के काम के लिए निर्बाध समय की आवश्यकता है। उदाहरण के लिए, केंद्रित कार्य सत्रों के दौरान "परेशान न करें" चिह्न या बंद कार्यालय के दरवाजे का उपयोग करें। अपनी संचार आदतों पर विचार करें और उन ट्रिगर्स या पैटर्न की पहचान करें जो अत्यधिक बातचीत में योगदान करते हैं। काम के घंटों के दौरान आवेग को प्रबंधित करने और ध्यान केंद्रित रखने के लिए आत्म-जागरूकता और माइंडफुलनेस तकनीकों का अभ्यास करें।

समय प्रबंधन, संचार कौशल और ग्राहक सेवा उत्कृष्टता पर केंद्रित कार्यशालाओं, सेमिनारों या प्रशिक्षण कार्यक्रमों में भाग लेने पर विचार करें। ग्राहक बातचीत और कार्यालय की जिम्मेदारियों के प्रबंधन में अपनी प्रभावशीलता को बढ़ाने के लिए रणनीतियाँ और तकनीकें विकसित करें।

इन रणनीतियों और तकनीकों को लागू करके, आप उत्कृष्ट ग्राहक सेवा प्रदान करने और अपने कार्यालय के कर्तव्यों को प्रभावी ढंग से पूरा करने के बीच संतुलन बना सकते हैं। याद रखें कि बातूनीपन को नियंत्रित करना एक कौशल है जिसे समय के साथ अभ्यास, आत्म-अनुशासन और अपनी कार्य आदतों में सुधार के लिए सक्रिय दृष्टिकोण के साथ निखारा जा सकता है।